1.【旧オフィス編】事務所移転ですること

事務所移転は「旧オフィス」「新オフィス」でそれぞれやるべきことが異なります。そこで、まずは旧オフィスに関わる手続きを確認していきましょう。

1-1.事務所の解約手続きをする

まず必要になるのが「事務所の解約手続き」です。現在使用しているオフィスを今後使わなくなる場合は、解約手続きを行います。オフィス解約の場合、貸主に対して6カ月前までに退去の旨を伝えなければならないことが一般的です。ただし、契約内容によっては通知の期間が別途定められている場合があります。念のため、契約内容を確認しましょう。なお、解約通知は書面で行うことがほとんどです。オフィスは取引が高額になるため、後々のトラブルを避けるためにも書類に残しておきましょう。

解約手続きとあわせて、原状回復が必要な範囲を確認します。オフィスの原状回復は原則テナント側が行います。賃貸借契約書を見る、もしくはオーナーに連絡するなどの方法で確認しましょう。このときに、敷金や委託金の返却時期も確認します。

1-2.電気やネットの解約・移転手続きをする

ビジネスにおいて欠かせない電気やインターネット。事務所移転では、現オフィスで使用している「電気・インターネット回線・電話回線などの解約・移転手続き」が必要です。それぞれ契約している会社に連絡し、解約・移転の旨を伝えましょう。事務所移転とともに別のサービスに切り替える場合は解約手続きを、移転先でも同じサービスを継続して利用する場合は移転手続きを行います。その際、現在使用中のオフィスで利用する期間や移転先の住所、移転作業日などの情報を先方に伝えて調整しましょう。

万が一、うまく調整ができないと、新オフィスに移転した日から電話やインターネットなどが使えない可能性があります。特に、3～4月などは事務所移転や引越しなどで回線工事が混み合いやすい時期です。スムーズな調整のためにも、なるべく早めの連絡を心がけましょう。

1-3.取引先や顧客に移転を知らせる       

事務所移転にあたり「取引先や顧客への通知」も不可欠です。今後も取引先や顧客と円滑にビジネスを行うために、移転先を連絡します。その際、ただ移転先を伝えるだけではなく、丁寧なあいさつをすることがポイントです。相手に好印象を与え、今後の取引継続につなげられます。移転先を伝える際、最も注意しなければならないのが連絡漏れです。連絡が必要なすべての取引先・顧客に情報が行き届くようにしましょう。伝えるべき項目には「新オフィスの住所」「移転時期」「連絡先」「新オフィスへのアクセス方法」などが挙げられます。

連絡手段は手紙、ハガキ、メールなどがあります。予算や手間などを加味し、自社に合う方法を選びましょう。また、自社でホームページやSNSなどを運営している場合は、こちらでも情報発信を行います。アクセスした人の目に留まるよう、お知らせとして目立つ場所に移転情報を掲載しましょう。

2.【新オフィス編】事務所移転ですること

旧オフィスだけではなく、新オフィスでもやるべきことは数多くあります。ここでは、事務所移転に必要な手続きのうち、新オフィスに関わるものを見ていきましょう。

2-1.物件を選定して契約する

事務所を移転するためには、当然「新しい物件の選定と契約」が必要です。事務所を移転させる理由は企業によって異なります。なぜ移転するのか、目的を整理して新しい事務所に求めることをリストアップしましょう。その希望や条件をもとに、ニーズに合う物件を探します。なお、新しい事務所を探す際は「アクセスのしやすさ」「周辺環境」「コスト」「設備」などを考慮して選定することが大切です。立地や最寄り駅からの所要時間をはじめ、従業員のアクセス状況も加味して物件を選びましょう。通勤時間がかかりすぎたり、主な取引先へのアクセスが悪かったりする立地は避けた方が無難です。

また、郵便局や銀行など、業務上利用することの多い施設が物件の近くにあるかどうかもチェックポイントです。コスト面は賃料や共益費をはじめ、保証金や権利金、更新料や不動産手数料などを確認する必要があります。事務所移転は一般的な住居移転と比較し、高額なコストがかかるケースが多くみられます。前もって費用を計算し、十分な資金を用意しましょう。設備は電気容量や電話の回線数、空調設備などが確認すべき要素として挙げられます。特に、古い物件は電気容量が低いケースも多いため、契約前にチェックしましょう。

気に入った物件が見つかったあとは申し込みに移りますが、注意したいのが審査にかかる期間です。審査は通常1～2週間ほどかかり、それ以上の時間を要することもあります。ある程度の時間がかかることを念頭に置き、余裕を持たせたスケジュールを組みましょう。また、審査の申し込みには各種書類が必要です。ケースによって詳細は異なりますが、主に「申込書」「過去3カ月分程度の収支決算書」「代表者の本人確認書類」「口座情報」「事業計画書」「会社案内」などが求められます。事前に必要書類を確認し、そろえておきましょう。

2-2.レイアウトを決定して内装工事をする

物件探しのあとは「レイアウトの決定と内装工事の依頼」を行います。部署ごとに必要なスペースの洗い出しや家具の配置など、大まかに割り振りを考えていきましょう。新しくオフィス家具やOA機器などを購入する予定があれば、発注を行います。事前に購入するものをリストアップしておくと便利です。レイアウトが決まったら業者を選定し、希望に合うよう内装工事を依頼します。業者を探すには、知り合いの企業や不動産仲介会社などに紹介してもらう方法や、Webで検索する方法、コンペを開催する方法などがあります。

2-3.引っ越し業者を選定して打ち合わせをする

事務所移転をスムーズに行うためには「引越し業者の選定・打ち合わせ」が必要です。家庭の一般的な引越しとは異なり、事務所移転は大量の荷物や什器の運搬が必要になるケースも少なくありません。運搬するものが多い場合や、自社の従業員だけでは移転作業が難しいという場合は、専門業者に依頼することがおすすめです。なお、業者によって費用や作業内容は大きく異なります。複数の業者に見積もりを依頼し、よく比較して自社に合う業者を選定しましょう。

おすすめなのは、廃棄物の引き取りもまとめて依頼できる業者です。引越しと廃棄、それぞれ別の業者に依頼する手間を省略でき、スムーズに事務所移転を進められます。事務所移転はやることも多く時間に追われることも多いため、一括依頼できる業者を選ぶと便利でしょう。

3.事務所移転で必要な手続きの届け出先の一覧

事務所移転は労働基準監督署や年金事務所をはじめ、各所で手続きが必要です。事務所移転後も円滑に事業を行うため、期限内に手続きを済ませましょう。ここでは、事務所移転で必要になる手続きを、届け出先ごとに紹介します。なお、手続きでは紹介した書類のほか、必要に応じて添付書類が求められる場合があります。また、オフィスの移転前と移転後で届け出先の管轄が変わる場合、両方に書類の提出が必要になるケースもあるため注意が必要です。事前に必要書類や管轄をよく確認し、準備や手続きを進めましょう。

3-1.労働基準監督署

労働基準監督署では、労働保険に関する変更手続きを行います。事務所移転後10日以内に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出しましょう。提出先は新オフィスを管轄する労働基準監督署です。

3-2.年金事務所

年金事務所では、健康保険や厚生年金保険に関する変更手続きを行います。事務所移転後5日以内に「適用事業所所在地・ 名称変更届」を提出しましょう。提出先は移転前の管轄事務所です。そのほか、法人登記簿謄本のコピーなど、移転後の住所を確認するための書類が必要になります。

3-3.法務局

法務局では、登記内容の変更手続きを行います。なお、本店・支店のどちらを移転するかにより、提出する書類や期間が異なる点に注意が必要です。本店の場合、移転後2週間以内に「本店移転登記申請書」を提出します。支店の場合は、移転後3週間以内に「支店移転登記申請書」の提出が必要です。

3-4.税務署・都道府県税事務所

税務署や都道府県税事務所では、国税や地方税に関する手続きを行います。税務署に提出する書類は「異動届出書」「給与支払事務所等」の2種類です。それぞれ提出期限が異なるため、注意しましょう。「異動届出書」は特に提出期限が定められていませんが、移転後なるべく早く提出を済ませましょう。「給与支払事務所等」は、移転後1カ月以内に提出します。都道府県税事務所には「事業開始等申告書」を提出します。書類の提出方法や期間は各税事務所により異なるため、公式サイトや窓口で確認しましょう。なお、これらの書類は移転前の管轄の税務署・税事務所に提出が必要です。

3-5.ハローワーク

ハローワークでは労働保険に関する手続きを行います。移転後10日以内に、新オフィスの住所を管轄するハローワークに「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要です。なお、労働保険は「一元適用」「二元適用」の2種類があり、一元適用事業所と二元適用事業所とでは手続きが異なります。一元適用事業所とは、いわゆる一般的な業種や企業のことです。この場合、労働基準監督署に提出した際の労働保険名称・所在地等変更届の控えと一緒に「雇用保険事業主事業所各種変更届」をハローワークに提出します。

一方、二元適用事業所とは建設業や農林・水産業、都道府県や市町村が行う事業のことです。この場合、労働基準監督署に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出します。ハローワークには「労働保険名称・所在地等変更届」と「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要です。

4.事務所移転をスムーズに進めるコツ

事務所移転は前述のようにやるべきことが多く、さまざまな手続きを行わなければなりません。さらに、通常業務と並行して事務所移転の準備をするとなると、大きな負担がかかります。スムーズに事務所移転を進めるには、オフィス移転サービスの利用がおすすめです。必要な手続きを一括して依頼でき、負担や労力を大幅に削減できます。確かな経験と実績を持つオフィスプランニングのプロ集団「共生」では、物件探しからレイアウトのプランニング、引越し業者の設定から内装工事の手配まで、多岐にわたる移転業務をまとめて支援します。また、退去時の原状回復などのコスト削減サポートも可能です。豊富なノウハウを生かし、事務所移転を成功に導きます。

煩わしい作業は外注して快適な移転計画を立てよう

事務所移転は各所で必要になる手続きが多くあります。やるべきことをミスなく済ませるためにも、綿密な計画を立てましょう。普段の業務と並行して移転作業を進めることが難しい場合は、アウトソーシングの利用がおすすめです。オフィス移転サポートを利用すれば、事務所移転にかかる手間や労力を大幅に削減できます。移転作業に悩みや不安がある場合は、ぜひ共生にお問い合わせください。