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オフィス移転

2023/12/05

原状回復費用を減額するには?事務所移転のコスト削減方法!

オフィスや事務所を移転する際は、さまざまな費用がかかるものです。なかでも、原状回復費用は高額になりやすく、見積もりを見て驚くケースも少なくありません。高額請求をされた場合、交渉次第では減額することも可能です。減額に成功すれば、大きなコスト削減につながるでしょう。ただし、交渉には知識や準備が必要になります。そこで、この記事では原状回復費用が高額になる理由や減額する方法を紹介します。

1.原状回復費用が高額になりやすい理由とは

原状回復費用とは、退去時に「一定の範囲で部屋を入居時の状態に戻す」ことをいいます。なぜ、オフィスや事務所の移転における原状回復費用は高額になりやすいのでしょうか。ここでは、主な理由を3つ紹介します。

1-1.義務ではない範囲まで請求されている

1つめの理由は「義務ではない範囲まで請求されている」ことです。基本として、原状回復の義務は「借主による故意や不注意、過失や手入れ不足などにより、汚れたり壊れたりして損なわれた部分に発生する」とされています。ポイントとなるのは、経年劣化による損傷は借主ではなく貸主に原状回復義務があるという点です。つまり、経年劣化による損傷まで請求に含まれている場合、原状回復の範囲外まで不当に請求されていることになります。

また、経年劣化以外にも、原状回復の必要がない部分まで請求されているケースもあります。たとえば、部分的な修復やクリーニングのみで済む場合でも、大がかりな工事の予定を組まれてしまうことがあるのです。このように、本来は借主の義務ではない範囲まで請求され、高額になっている可能性があります。

1-2.中間マージン費用が含まれている

2つ目の理由には「中間マージン費用が含まれている」ことが挙げられます。原状回復費用が高額になるからくりとして「重層請負構造」というものがあります。オーナーに工事業者が指定されている場合、その業者が直接工事を行うと考える人も多いかもしれません。ところが、実際にはオーナー指定の工事業者が自ら工事を行うのではなく、下請け業者に発注しているケースが多くみられます。場合によっては、その下請け業者が孫請け業者に発注し、さらに孫請け業者が職人や技術者などに発注している可能性もあります。

すると、各業者のマージンが上乗せされた見積もりを渡され、最終的には不当に高額な費用を請求されてしまうのです。間に入る業者が多ければ多いほどマージンが発生し、費用が雪だるま式に膨れあがる構造になっています。

1-3.工事日の直前に見積もりを受け取っている

3つ目の理由は「工事日の直前に見積もりを受け取っている」ことです。なかには、見積もりをあえて工事日の直前に提出する業者もいます。これは、借主に検討する時間を与えないためです。原則として、借主は退去日までに物件を明け渡さなければなりません。万が一、明け渡しの期日を過ぎてしまうと、違約金が発生するリスクがあります。違約金の支払いやトラブルを避けるため、工事直前に受け取った見積もりが想像以上に高くても「指定通りの金額で依頼するしかない」と業者のいいなりになってしまう企業が多くみられます。

2.原状回復費用が高額だった場合は支払いを拒否できる?

上記などの理由で不当に高額な原状回復費用を請求された場合、納得できない人もいるでしょう。このような場合、支払いを拒否することはできるのでしょうか。結論からいうと、原状回復費用が高額な場合、拒否ではなく「交渉」が可能です。オフィスなどの原状回復工事では、見積もりの内容を確認・精査する権利があります。このとき、見積もりに押印すると「内容に納得した」という意思表示になり、交渉ができなくなります。請求書の金額に違和感や疑問を抱いた場合は、安易に押印や支払いをするのではなく、ひとまず保留にしましょう。

敷金から原状回復費用を差し引く際、賃貸人は賃借人に説明する義務があります。もし想定していたよりも高額だった、金額に納得がいかないなどの理由があれば、話し合いの場を設けてしっかりと説明してもらうことが大切です。ただし、いくら高額だからといって、一方的に支払いを拒否して原状回復費用を支払わないと、賃貸人から訴訟を起こされてしまうリスクがあります。あくまでも「双方が納得のいく解決に向かうために話し合いたい

3.原状回復費用を減額するためにできること

原状回復費用を減額するためには、それなりの知識や準備が必要です。具体的にどのような準備をすれば良いのでしょうか。ここでは、原状回復費用を減額するためにできること、知っておきたいことを紹介します。

3-1.すぐに工事費用の見積もりを取る

原状回復費用を削減するためには「速やかに工事費用の見積もりを取る」ことが重要です。入居時に締結した賃貸借契約には、退去に関する項目もあります。多くの契約では「オフィスや事務所の原状回復工事は退去日までに完了すること」と定められています。減額交渉をするにも、ある程度の時間が必要です。退去日までの日数が迫ってくるとスケジュールが切迫し、減額を交渉する余地がなくなってしまいます。無理に交渉を続けて工事が遅れ、退去日までに原状回復工事が終わらなかった場合、遅延損害金を請求されるため注意が必要です。

これでは原状回復費用を削減するどころか、かえって余計なコストと時間がかかり損をしてしまいます。オフィスを退去することが決まったらすぐ見積もりを取るなど、なるべく早めに行動することが大切です。スケジュールに十分な余裕を持ち、交渉を進めましょう。”

3-2.賃貸借契約書や特約を確認する

原状回復費用の減額交渉の前に、まず「賃貸借契約書や特約の確認」を行う必要があります。賃貸借契約書や特約で定められている原状回復の範囲をチェックし、工事の見積書と一致しているか照らし合わせます。このとき、契約書や特約で定められていない不要な工事が組み込まれていないか、よく確認しましょう。契約書や特約で定められていない工事については、費用を負担する必要はありません。ただし、素人目では契約書に記載されている内容や表現が理解できない、曖昧で判断できないなどの問題が出てくる可能性があります。

もし不明点が見つかった場合は、建物のオーナーや管理会社、指定業者に質問して説明を求めましょう。認識不足や契約内容が曖昧なまま工事を進めてしまうと、後々トラブルに発展する原因となります。減額交渉には契約内容の理解が不可欠です。不明点は放置せずきちんと説明を求め、疑問をクリアにしておきましょう。

3-3.交渉はプロに依頼する

原状回復費用を減額する最大のコツは、やはり「プロに任せる」ことです。なぜなら、プロでなければ、見積書の内訳や適切な相場を理解できないためです。オフィス移転の担当者に不動産や法律に関する十分な知識がないと、提示された見積もりが適切な金額なのか判断できません。そこで、必要になるのが不動産や法律の知識を持つ専門家なのです。専門家に依頼すれば、証拠や根拠に基づく交渉材料を用意し、話し合いを進めてもらえます。

契約書と見積もりを照らし合わせ、不要な工事を省いたり工事費用を適正化したりするなど、原状回復費用の削減を見込めます。原状回復費用を効果的かつスムーズに削減したい場合は、不動産や法律に詳しい専門家に相談すると良いでしょう。

4.原状回復費用の減額に関してよくあるQ&A

原状回復費用の減額交渉では、あれこれ疑問が尽きないものです。そこで、ここでは原状回復費用の減額に関してよくある質問とその答を見ていきましょう。

4-1.指定以外の業者に工事を頼むことはできる?

原状回復費用の減額を考えるときに「指定以外の業者に工事を頼めるのか」と疑問を持つ人も多くみられます。不動産の商習慣上、契約書条文をもとに貸主が原状回復工事の指定業者を指定するケースが一般的です。これは、手抜き工事のリスクを考慮した結果といえます。貸主がこれまで工事を任せてきた業者であれば、信頼関係があり手抜きをされる心配もないでしょう。とはいえ、ほかの業者に工事を依頼することは不可能とは限りません。

指定業者が存在することを前提として、ほかの業者に相見積もりを頼むことは可能です。交渉次第では指定された業者を変更できる、もしくはほかの業者に一部工事を依頼できるなどのケースもあります。要望がある場合は、まず貸主に相談してみると良いでしょう。

4-2.原状回復費用を支払わないでいるとどうなる?

金額に納得いかないなどの理由で、原状回復費用を支払わないでいるとどうなるのでしょうか。原状回復費用の支払いが行われない場合、まず連帯保証人に支払い依頼の連絡が入ります。その後も支払いが滞っている状態が続くと、やがて訴訟を起こされ裁判に持ち込まれるリスクがあります。裁判の結果、差し押さえとなるおそれもあるため注意が必要です。もし原状回復費用の金額に納得ができない場合でも「支払いはしない」と勝手に判断することは危険です。トラブルを避けるためにも、交渉のうえきちんと費用を支払いましょう。

4-3.交渉が得意な場合は自分で減額の交渉をしたほうがいい?

経営者やビジネスマンのなかには、交渉スキルに自信を持つ人もいるでしょう。このような場合、自ら減額の交渉をすべきかプロに依頼すべきか、判断に悩むかもしれません。しかし、交渉が得意でも基本的にはプロに依頼することがおすすめです。なぜなら、原状回復費用の交渉は建物の相場・構造・工事などに関する専門的な知識が必要になるためです。専門家以外が業者を納得させることは至難の業といえます。専門家ではないとそもそも相手にされず、知識や交渉材料の不足から業者に言いくるめられ、減額に至らないまま交渉が終わるケースが散見されます。

たとえば、弁護士であれば専門知識に加えて交渉ノウハウも豊富です。不動産や法律などの専門知識を持つプロに頼むことが、減額への近道となるでしょう。

5.オフィス移転で原状回復費用以外にコストを削減する方法

オフィス移転におけるコストを効果的に削減するには、アウトソーシングサービスの利用がおすすめです。オフィス移転支援アウトソーシングサービスを利用すれば、退去時の原状回復などのコストを削減できます。「共生」では不動産仲介業で蓄積された専門的な知識と確かな実績のもと、オフィス移転のサポートを行っています。業界を熟知した専門家の立場から、知識とノウハウをフル活用したサービスを提供することが可能です。工事・設計の請負会社との交渉も得意分野であり、プロならではのスキルで原状回復にかかるコスト削減を全力で支援します。

新しい物件探しやオフィス設計、内装の考案や通信業者の選定、スケジュール管理など、オフィス移転における煩雑な業務を一括依頼できます。オフィス移転の悩みや困りごとがあれば、お気軽にお問い合わせください。

早めに行動して移転のコストを削減しよう!

オフィス移転で効果的にコストを削減するには、スケジューリングが重要です。物件の退去日が近づくと、原状回復費用などの気になることがあっても、交渉する余地がなくなってしまいます。オフィス移転が決定したら、見積もりや交渉など早めの行動を心がけましょう。もしオフィス移転や原状回復費用などで困りごとがある場合は、専門家に相談することがおすすめです。豊富な実績と知識を持つ「共生」に、ぜひ一度お声がけください。            

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